Godkjenning av innlegg i sosiale medier: slik gjør byråer det

Et innlegg skal ut torsdag klokka 11. Designeren sender et skjermbilde på e-post onsdag ettermiddag. Kunden svarer «ser bra ut, men bytt bildet» fra mobilen, til én person, med et nytt skjermbilde vedlagt. Torsdag morgen har tråden 14 meldinger, to versjoner av teksten og ingen som helt vet hvilken som er godkjent. Innlegget går ut med feil bilde.

Dette er ikke et disiplinproblem. Det er et verktøyproblem. Denne guiden viser hvordan byråer og markedsteam setter opp godkjenning av innlegg som faktisk holder: hva som må være på plass, hvem som gjør hva, og hva du sender til kunden.

Derfor fungerer ikke e-post og skjermbilder

E-post og skjermbilder føles enkelt fordi alle har det. Problemet er alt de mangler.

• Ingen sperre. Den som har passordet, kan publisere uansett hva kunden har sagt. Godkjenningen er bare høflighet, ikke en regel.
• Ingen siste versjon. Etter tre runder med endringer finnes det fire skjermbilder, og alle heter «endelig».
• Ingen historikk. Når noe går galt, er svaret på «hvem godkjente dette?» en søkejobb i innboksen.
• Skjermbildet lyver. Det viser ikke linjeskiftene, karusellen, den første kommentaren eller hvor teksten kuttes på LinkedIn.
• Kunden må lete. Godkjenningen ligger under 40 andre e-poster, og svaret kommer fredag kveld.

Regnestykket blir fort stygt. Med 5 kunder og 3 innlegg i uka er det 15 godkjenninger i uka, hver med sin egen tråd.

Tre regler for en godkjenningsflyt som holder

Uansett verktøy er det tre ting som skiller en flyt som virker fra en som bare ser ryddig ut.

1. Den som godkjenner, trenger ikke å logge inn. Kunden din er innom to ganger i måneden. Skal hun opprette konto, huske passord og finne fram i et verktøy hun ikke bruker, svarer hun på e-post i stedet, og du er tilbake der du startet. Godkjenning skal skje via en lenke som åpner innlegget slik det blir seende ut, med knapper for å godkjenne og be om endringer.

2. Ingenting publiseres før det er godkjent, og verktøyet håndhever det. Et innlegg som venter på godkjenning skal ikke kunne planlegges, legges i kø eller publiseres. Ikke av den som skrev det, ikke av den som har det travelt, og ikke gjennom et API. Regelen skal ligge i verktøyet, ikke i hukommelsen til teamet.

3. Hver godkjenning og hvert notat logges på innlegget. Hvem sendte inn, hvem godkjente, hvem avviste, og hva de skrev. Alt på selve innlegget, med tidspunkt. Da er «hvem sa ja til dette?» et blikk, ikke en diskusjon.

Mangler én av de tre, lekker flyten. Det er det som skjer når et team har en fin prosess i et dokument og likevel publiserer fra en delt innlogging.

Sett opp flyten i fem steg

Slik ser oppsettet ut i et publiseringsverktøy for sosiale medier med godkjenning. Stegene er omtrent de samme i de fleste verktøy. Begrepene under er fra godkjenning i Lemonpost.

1. Velg en godkjenningsregel per kunde

Ikke alle kunder trenger like streng kontroll. Sett regelen for hver kunde:

• Av. Teamet publiserer fritt. Passer for egne kontoer og kunder som har gitt dere fullmakt.
• Bare bidragsytere. Frilansere og nye på teamet må få alt godkjent, resten publiserer selv.
• Hvert innlegg. Ingenting går ut uten klarsignal fra noen som ikke skrev det. Passer for kunder i regulerte bransjer, eller kunder som har brent seg før.

Start strengt og løsne opp etter hvert. Det er lettere å fjerne et godkjenningssteg enn å innføre ett etter en feil.

2. Gi teamet roller

Inviter kollegene med en rolle som passer det de faktisk gjør (mer om rollene under). Tommelfingerregel: den som skriver teksten, skal ikke være den som godkjenner den.

3. Lag en gjennomgangslenke til kunden

Lag én lenke per kunde og send den over. Lenken viser kundens egen gjennomgangsfeed, uten innlogging. Tre valg du bør ta bevisst:

• Kan kunden godkjenne, eller bare kommentere? Vil du ha den endelige godkjenningen hos teamet ditt, slår du av godkjenning på lenken og lar kunden kommentere.
• Hvem er mottaker? Sett en merkelapp på lenken («Kari, markedssjef»), så ser du i loggen hvem som godkjente.
• Skal lenken utløpe? Sett en utløpsdato på lenker til eksterne, og lag en ny når den går ut.

4. Send innlegg til gjennomgang

Den som skriver, lager utkastet, sjekker at det er tilpasset hver kanal, og sender det inn. Tildel det til en bestemt godkjenner, så ligger det i riktig kø. Tilbakemeldinger skrives i tråden på innlegget, ikke i en chat ved siden av. Avvises det, går det tilbake til utkast, og forfatteren retter og sender inn på nytt.

5. Planlegg det godkjente innlegget

Når innlegget er godkjent, kan det planlegges. Legg innlegget i kalenderen eller køen, eller publiser med en gang. Etterpå viser rapportene kunden hvordan innleggene de godkjente faktisk gjorde det, med byråets logo på.

Roller: hvem gjør hva

Ingen av rollene koster ekstra i Lemonpost. Alle planer har ubegrenset antall brukere, og kunden går via lenke og tar ikke opp en plass. Det betyr at du kan invitere designeren, tekstforfatteren og praktikanten uten å regne på det.

Dette sender du til kunden

Kunden trenger tre ting: lenken, hva de skal gjøre, og en frist. Send det én gang, og vis til den meldingen senere.

Hei Kari. Her er lenken til gjennomgang av innleggene for [kunde]: [lenke]. Du trenger ikke logge inn. Åpne et innlegg, les det slik det blir seende ut, og trykk godkjenn eller be om endringer. Skriv gjerne kommentaren rett på innlegget, så havner den hos den som skal rette. Vi legger ut nye innlegg til gjennomgang hver mandag, og trenger svar innen onsdag klokka 12 for at de skal gå ut samme uke. Innlegg uten svar flyttes en uke fram.

To ting er verdt å avtale skriftlig når kunden starter hos dere:

• Én person godkjenner. Flere kan kommentere, men én har siste ord. Ellers får du to motstridende «godkjent» på samme innlegg.
• Hva som skjer uten svar. Innlegget flyttes, det publiseres ikke. Det er ikke straff, det er forutsigbarhet for begge parter.

Med det på plass er godkjenning noe kunden gjør på 5 minutter i uka, ikke en tråd som vokser til torsdag.

Verktøy med godkjenning: en kort og ærlig sammenligning

De fleste publiseringsverktøy for sosiale medier har en form for godkjenning. Forskjellen ligger i hvilken plan den er på, om kunden kan godkjenne uten å logge inn, og hva du betaler når teamet vokser.

Lemonpost har godkjenning, roller og gjennomgangslenker uten innlogging på Growth (990 kr i måneden, 15 kanaler) og Pro (2 490 kr i måneden, 40 kanaler). Prisen følger antall tilkoblede kanaler, ikke antall folk, så et byrå betaler det samme om 1 eller 20 personer logger inn. Creator-planen har ikke godkjenning. Se siden for byråer for hvordan du holder kundene adskilt.

Planable (https://planable.io) er bygget rundt godkjenning og har det på alle planer, med obligatorisk godkjenning fra Pro og flernivå-godkjenning på Enterprise. Prisen er per arbeidsområde med et tak på antall innlegg i måneden, og ubegrenset antall brukere per arbeidsområde. Statistikk er et tillegg.

SocialPilot (https://www.socialpilot.co) har godkjenningsflyt fra Standard og kundegodkjenning fra Premium, som også har rapporter med egen logo. Antall brukere er begrenset per plan, ubegrenset på Ultimate.

Later (https://later.com) har godkjenning (send inn og godkjenn) på Growth og Scale. Prisen er per «social set» og per bruker, med et lite antall brukere inkludert og betaling for flere.

Ærlig oppsummert: har du mange kunder med få innlegg hver, blir en pris per arbeidsområde fort høy. Har du et stort team, straffer modeller som teller brukere. Regn på ditt eget oppsett før du velger.

Er godkjenning bare én av flere ting du skal få på plass, ligger det større bildet i guiden til markedsføring i sosiale medier.

Vanlige spørsmål

Hva er en godkjenningsflyt for sosiale medier? Stegene et innlegg går gjennom før det får publiseres: noen skriver det, noen andre går gjennom det, og bare et godkjent innlegg kan planlegges. I et godt verktøy håndheves det siste steget av verktøyet, ikke av hukommelsen.

Må kunden opprette konto for å godkjenne innlegg? Ikke i verktøy med gjennomgangslenker. Kunden åpner en lenke, ser innleggene slik de blir seende ut, kommenterer og godkjenner. I Lemonpost tar en slik lenke heller ikke opp en brukerplass.

Hva skjer hvis kunden ikke svarer? Innlegget blir liggende til gjennomgang og går ikke ut. Avtal en frist og en regel på forhånd, for eksempel at innlegg uten svar innen onsdag flyttes en uke fram.

Kan jeg ha ulik regel for ulike kunder? Ja. Sett regelen per kunde: av, bare bidragsytere, eller hvert innlegg. Én kunde kan kreve godkjenning på alt mens en annen lar teamet publisere fritt.

Gjelder godkjenning også innlegg laget med AI? I Lemonpost, ja. Regelen håndheves der innlegget lages, så et innlegg skrevet gjennom API-et eller en assistent som Claude eller ChatGPT venter på godkjenning hvis kundens regel krever det.

Hvilke planer har godkjenning i Lemonpost? Growth og Pro. Creator dekker planlegging og publisering, og godkjenning starter på Growth. Alle planer har ubegrenset antall brukere.